Обучение персонала – ключевой этап при внедрении новых программных решений на предприятии. Это касается и систем управления мастер-данными (MDM – Master Data Management). Однако, как показывает практика, успешное внедрение MDM-проекта требует не только технической реализации, но и серьезной подготовки сотрудников, которые будут работать с системой. В противном случае можно столкнуться с низкой мотивацией персонала и отсутствием понимания важности изменений, что негативно отразится на конечных результатах проекта.

Основные причины проблем при обучении персонала:

1.    Неправильное и несвоевременное формирование групп обучения.
2.    Недооценка масштабов изменений, которые вносит проект.
3.    Отсутствие вовлеченности сотрудников в процесс автоматизации.
4.    Недостаточная мотивация персонала (например, отсутствие системы премирования за участие в проекте).
 

Обучение персонала в рамках внедрения MDM-проекта – это не просто передача знаний о новой системе, но и создание осознанного понимания значимости данных процессов для бизнеса. Эффективность работы всей системы управления мастер-данными напрямую зависит от компетенций сотрудников, их вовлеченности и готовности адаптироваться к новым процессам. Поэтому обучение должно включать как техническую подготовку, так и работу с восприятием изменений, чтобы минимизировать сопротивление и повысить уровень ответственности за качество результатов обучения.
 

Определение групп обучаемых

Руководству необходимо определить конечных пользователей MDM-системы, а также сотрудников, которые будут взаимодействовать с ней опосредованно (например, специалисты отдела продаж, бухгалтерии, логистики, ИТ-службы).

Результатом работы должен стать список сотрудников, которым необходимо пройти обучение, а также их будущие роли и обязанности после внедрения MDM. Важно учитывать:
•    Кто из сотрудников уже имеет опыт работы с аналогичными системами.
•    Готовность сотрудников к обучению и изменениям.
•    Наличие специалистов, способных передавать знания коллегам.

Кроме того, в процессе определения обучаемых групп следует учитывать возможность найма новых сотрудников, обладающих необходимыми навыками и знаниями, которые могут потребоваться в рамках проекта MDM.
 

Разъяснительная работа с персоналом

Сотрудники должны четко понимать, зачем внедряется MDM и какие изменения их ожидают. Важно донести до персонала:

•    Причины внедрения MDM. Сотрудникам следует объяснить, как централизованное управление мастер-данными позволит устранить ошибки, дублирование информации, повысить качество данных и упростить работу с аналитикой.
•    Цели проекта. MDM направлен на стандартизацию данных, улучшение их качества и формирование единого информационного пространства, каждый сотрудник должен понимать конечный результат, который должен быть достигнут по итогам проекта.
•    Функциональные обязанности сотрудников после внедрения системы. Например, кто будет отвечать за ведение справочников, актуализацию данных и контроль качества.
•    Персональная ответственность за качество ведения данных. Каждый сотрудник должен понимать свою роль и значимость его работы в поддержании актуальности данных и качества зависимых от этого процессов предприятия.
•    Взаимодействие подразделений после внедрения MDM. Важно объяснить сотрудникам, как изменятся бизнес-процессы и их функции в новой системе управления данными после ее внедрения.
 

Успешное обучение персонала невозможно без четко организованного процесса, который учитывает как технические, так и методологические аспекты. Подготовка должна начинаться задолго до старта активного обучения и включать в себя выбор подходящих методик, создание тестовой среды и планирование графиков, чтобы минимизировать влияние на повседневную работу сотрудников. Важно не только передать знания, но и обеспечить возможность их применения на практике, что позволит сотрудникам быстрее адаптироваться к новым требованиям и методам работы.

Технические аспекты

Важно обеспечить технические условия для комфортного обучения. Например, если система требует определенного разрешения экрана, необходимо позаботиться о наличии подходящего оборудования. Ошибки на этом этапе могут значительно снизить эффективность обучения.

Технические условия включают:
•    Наличие достаточного количества рабочих мест для проведения обучения с доступом к системе MDM.
•    Обеспечение корректного функционирования программного обеспечения во время обучения.
•    Доступ к тестовой среде, где сотрудники могут отработать сценарии работы без риска изменения реальных данных.

График обучения

График обучения должен быть составлен таким образом, чтобы минимизировать негативное влияние на текущие рабочие процессы. В зависимости от интенсивности работы подразделений можно выбрать:
•    Полноценное дневное обучение (если персонал можно временно вывести из рабочего процесса).
•    Обучение по сменам (если обучение нельзя организовать без ущерба для работы подразделений).

Практическое обучение

Важно не только объяснить теоретические аспекты работы с MDM-системой, но и отработать реальные кейсы. Для этого совместно с функциональными заказчиками должны быть разработаны практические сценарии, в рамках которых сотрудники учатся выполнять свои задачи в новой системе. Обучение как минимум должно включать:
•    Ввод и корректировку данных.
•    Анализ качества данных и способы исправления ошибок.
•    Взаимодействие MDM-системы с другими информационными системами предприятия.
 

Нематериальная мотивация

Сотрудники должны понимать, что новая система упростит их работу, а не создаст дополнительные сложности. Руководство должно акцентировать внимание на положительных изменениях: снижении количества ошибок, уменьшении ручного труда, ускорении выполнения задач. Важно дать сотрудникам возможность проявить себя в рамках проекта, что может способствовать их карьерному росту.

Дополнительная нематериальная мотивация может включать:
•    Публичное признание вклада сотрудников в проект.
•    Включение лучших специалистов в стратегические инициативы компании.
•    Вовлечение в принятие решений по адаптации системы под потребности бизнеса.

Материальная мотивация

Прозрачная система премирования за успешное участие в обучении и внедрении MDM позволяет повысить вовлеченность сотрудников. Премирование может зависеть от:
•    Успешного прохождения аттестации по итогам обучения.
•    Качества данных, вводимых сотрудниками после внедрения системы.
•    Вовлеченности в процесс оптимизации работы с MDM.
•    Участие в передаче знаний коллегам по предприятию.
 

Обучение персонала – это не только передача знаний, но и работа с сопротивлением изменениям, повышение мотивации и создание условий для успешного внедрения MDM. Грамотная подготовка сотрудников и продуманная система мотивации позволят добиться максимальной эффективности от использования новой системы и обеспечить в будущем высокий уровень качества данных в организации.

Качественное управление мастер-данными – это не только технологическое улучшение, но и стратегический инструмент для повышения конкурентоспособности бизнеса. Вложение в обучение сотрудников и создание благоприятных условий для освоения новой системы станут залогом успешного внедрения MDM и достижения долгосрочных целей компании.