В современном бизнесе управление нормативно-справочной информацией играет критически важную роль для достижения успеха. Ежедневная бизнес-деятельность компании связана с обработкой больших объемов данных, и отсутствие эффективных инструментов для их управления может привести к критическим ошибкам, снижению производительности и существенным финансовым убыткам. Более того, такие проблемы способны подорвать репутацию компании в глазах контрагентов и лишить её конкурентных преимуществ. Именно поэтому системы управления мастер-данными (MDM, Master Data Management) приобретают первостепенное значение. Они позволяют централизовать управление данными, гарантировать их качество, полноту и актуальность, а также повысить прозрачность и эффективность бизнес-процессов.

Система 1С:MDM (Master Data Management) позволяет эффективно управлять мастер-данными: централизованно хранить, обрабатывать и использовать их для различных бизнес-процессов. Одной из ключевых функций системы является загрузка сырых данных, которая помогает упростить массовое заведение новых или изменение существующих данных в системе. В этой статье мы подробно разберем, как выполняется этот процесс, какие преимущества он дает и на что стоит обратить внимание.
 

Представьте, что ваша компания открывает новое направление продаж, и вы заключаете договор с крупным поставщиком, который предоставляет каталог из 5000 товаров. Ручной ввод такой номенклатуры занял бы несколько недель, причем высок риск допущения ошибок: некорректное указание артикулов, цен или единиц измерения.

С помощью функции загрузки сырых данных в 1С:MDM процесс автоматизируется:
•    Поставщик предоставляет файл в формате Excel, где каждая строка соответствует отдельной позиции номенклатуры.
•    Вы подготавливаете файл к загрузке, проверяете наличие всех обязательных полей и соответствие их заголовков полям справочника в системе.
•    Система 1С:MDM выполняет обработку сырых данных.

Результат: В зависимости от предварительной настройки в течение нескольких часов все данные или загружены в справочник напрямую, или по загруженным данным сформированы заявки на создание/изменение данных, которые будут проходить процесс согласования в соответствии с утвержденным бизнес-процессом.

Итак, преимущества автоматизированной загрузки данных можно описать следующим образом:
•    Экономия времени. Система обеспечивает возможность массовой загрузки неограниченного количества объектов НСИ из файлов, полностью заменяя ручной ввод данных и существенно сокращая время работы сотрудников.
•    Исключение ошибок. Автоматическая проверка данных снижает вероятность допущения ошибок, которые часто возникают при ручной обработке.
•    Загрузка данных из разных источников. Вы можете загружать данные из Excel-файлов, текстовых файлов или через интеграцию с другими системами, сохраняя их в едином формате.
 

Процесс загрузки сырых данных в 1С:MDM можно разделить на несколько ключевых этапов, каждый из которых играет важную роль в обеспечении корректности и эффективности обработки информации. Рассмотрим эти этапы подробнее.

1. Подготовка данных
Перед тем как загрузить данные в систему, необходимо их подготовить. Это включает в себя сбор информации из различных источников, таких как Excel-файлы или текстовые документы. Важно убедиться, что данные соответствуют структуре справочников в 1С:MDM. Например, если вы загружаете номенклатуру товаров, необходимо проверить, что в файле присутствуют все обязательные поля, такие как артикул, наименование, единица измерения и цена.

2.Загрузка данных в систему
После успешной подготовки данные загружаются в систему. Важным аспектом является выбор ключевого поля, по которому будет выполняться идентификация записей, если загружается больше одного листа Excel-файла.

Загруженные данные можно просмотреть в меню "Сырые данные", где они представлены в иерархическом формате или в виде XML-структуры. Это позволяет пользователю анализировать корректность загруженных данных перед их дальнейшей обработкой.

3. Алгоритмы обработки данных
Алгоритмы обработки данных играют ключевую роль в процессе загрузки информации. Они определяют, каким образом загруженные данные будут преобразованы и внесены в систему. В зависимости от конфигурации алгоритма возможны два варианта обработки:
•    Прямая загрузка – данные сразу записываются в соответствующий справочник.
•    Создание заявок на изменение – на основе загруженных данных формируются заявки, которые проходят процесс согласования перед внесением изменений.
Алгоритмы обработки данных включают этап мэппинга полей, который отвечает за соответствие между загружаемой XML-структурой и справочником системы или заявкой на изменение. 
Важно понимать, что для каждого типа справочника и вида загрузки требуются индивидуальные алгоритмы обработки.

4.Обработка данных в системе
В меню "Сырые данные" предусмотрен функционал для обработки загруженной информации. Пользователь выбирает подходящий алгоритм и инициирует процесс обработки. Если алгоритм успешно выполнен, и алгоритм обработки данных был настроен на создание заявок на изменение, результат будет доступен во вкладке "Сформированные заявки".

Итак, результатом обработки сырых данных в зависимости от выбранного алгоритма обработки будут, или напрямую загруженные в соответствующий справочник записи, или созданные заявки на изменение, утверждаемые по маршруту согласования с дальнейшей записью в соответствующий справочник.

Использование 1С:MDM для загрузки данных предоставляет бизнесу ряд значительных преимуществ:
1. Автоматизация процесса. Система позволяет загружать и обрабатывать большие объемы данных без необходимости ручного ввода, что существенно сокращает затраты времени.
2. Снижение количества ошибок. Встроенные механизмы проверки данных и алгоритмы обработки минимизируют вероятность ошибок при внесении информации в систему.
3. Гибкость загрузки. Поддержка различных форматов файлов и возможность интеграции с внешними системами обеспечивают удобство работы с данными.
4. Контроль и согласование. При необходимости система автоматически создаёт заявки на изменение данных, которые проходят проверку перед внесением изменений, что повышает точность и надежность данных.
5. Централизованное управление. Единый механизм загрузки и хранения данных позволяет поддерживать их актуальность и согласованность во всей компании.
 

Загрузка данных в систему 1С:MDM – это удобный инструмент для автоматизации и упрощения работы с мастер-данными. Благодаря возможности гибкой настройки алгоритмов обработки, поддержке различных источников данных и механизму согласования, компании могут эффективно управлять информацией, минимизировать ошибки и повышать производительность сотрудников.