К началу проекта процессы закупок компании не были автоматизированы, в основном использовался Microsoft Excel и ручные расчеты. В 2021 году началась автоматизация закупок на платформе «1С:Управление холдингом», инициированная руководителем отдела снабжения.

Основной целью проекта было развитие системы управления закупочной деятельностью АО «СГМК»:

• Отражение информации, полученной от Поставщика, о факте отгрузки ТМЦ, закупаемых в соответствии с подписанным договорным документом. Информация используется Предприятием-потребителем для организации самовывоза со склада Поставщика.
• Учет корректировок сроков поставки со стороны поставщика.
• Учет предложений поставщика в разной валюте.
   

В ходе реализации проекта была проведена полная автоматизация процессов закупочной деятельности АО «СГМК» на базе «1С:Управление холдингом». Разработаны инструменты для формирования конкурентных листов по множеству критериев, создания базы цен и сроков по всем позициям номенклатуры с сохранением истории закупок. Реализованы механизмы анализа сроков поставки и контроля соответствия заявок статистическим данным, что позволило минимизировать риски нарушения сроков. Настроены инструменты для оценки эффективности работы специалистов отдела снабжения и внедрена система KPI. Для повышения удобства работы пользователей созданы отдельные автоматизированные рабочие места для начальников отделов и менеджеров с учётом их функций и прав доступа. Также были разработаны уникальные отчёты по расчёту сроков поставки, оформлению заказов и показателям KPI снабженцев. Завершающим этапом стала интеграция с системой «1С:Управление производственным предприятием» через шину данных, обеспечившая обмен информацией между подразделениями компании.

В результате успешной реализации проекта была достигнута основная цель — создание полноценной эффективной системы управления закупочной деятельностью АО «СГМК».

• Проектной командой был успешно внедрен механизм отражения информации, полученной от Поставщика, о факте отгрузки ТМЦ, закупаемых в соответствии с подписанным договорным документом.
• Был налажен учет корректировок сроков поставки со стороны поставщика, что позволило повысить прозрачность и предсказуемость поставок.
• Также был реализован учет предложений поставщика в разной валюте, что упростило финансовое планирование.

Все поставленные в рамках проекта цели были выполнены в срок, в системе работают пользователи, полностью отказавшиеся от работы в Excel.

Среди очевидных экономических эффектов можно выделить снижение времени оформления закупок, а также значительную экономию на закупках.

Если в начале проекта на оформление закупки уходило в среднем 34 дня, на текущий момент этот показатель находится на уровне 25 дней. Добиться такого эффекта получилось за счет оперативного перераспределения заявок между закупщиками, исходя из фактической производительности, а также за счёт ранней идентификации "зависших" в обработке заявок.

Экономия на закупках составила – 22%, когда на старте показатель был равен -10%. Эффективность рассчитана по методике разницы суммы закупок по конкурентным листам (КЛ) и средних стоимостей КЛ (средняя стоимость рынка).

Эффективность также отражена в показателях оборотного капитала. За счёт текущего мониторинга показателя в отделах закупок, а также за счёт включения этих и других показателей в KPI закупщиков удалось добиться следующих показателей:

• Повысилось среднее количество дней отсрочки платежа с 15 дней до 21 дня.
• Доля товарных позиций с предоплатой снизилась с 20% до 13%.
• Доля суммы постоплаты по сделкам увеличилась с 63% до 75%.